5 причин перехода с SugarCRM Community Edition на Professional

Специалистов компании Интегрос, которая занимается внедрением SugarCRM, так часто спрашивают об отличиях бесплатной версии Community Edition (CE) от платной Sugar Professional, что они решили написать об этом небольшую статью. Говорят, что преимущества Community Edition - это стоимость (нулевая) и открытый код, который открывает неограниченные возможности для программистов по адаптации системы под потребности любого бизнеса. А ниже вы найдете описание 5 ключевых преимуществ платной версии Sugar Professional (управление правами доступа, отчеты, настройка процессов, интеграция с email и мобильный доступ):

1. Гибкая система разграничения доступа к данным

Данные о клиентах всегда составляют «святая святых» любого бизнеса. Как только количество сотрудников, работающих с CRM системой, подходит к числам 7-10, у руководителей возникает вопрос: как обеспечить командную работу с клиентом, но при этом разграничить доступ к данным?

В отличие от базовой поставки Community Edition, где пользователь или видит клиента сам, или его видят все, в Sugar Professional можно объединять пользователей в Команды. К одному клиенту (контакту, продаже, запросу или любому другому объекту CRM системы) может иметь доступ сразу несколько команд, что позволяет гибко комбинировать доступ. При этом каждая команда может иметь разные права доступа на работу с разными полями базы данных (просмотр, запись, редактирование), что дает возможность распределять доступ не только на уровне объектов (Клиент, Контакт, Продажа, …), но и на уровне отдельных характеристик этих объектов.

Может ли это доделать программист? Конечно, может. Но у этого ответа есть скрытая сторона, о которой нетехнический специалист может и не знать. Система безопасности – это ядро любой компьютерной системы и CRM система - не исключение. Поэтому, есливы вносите изменения в ядро Community Edition, чтобы обеспечить новые возможности управления полномочиями, то Вы должны принимать на себя все риски, связанные с зависимостью от команды или отдельного программиста, которые это делали. В Интегрос регулярно обращаются компании, чьи программисты уволились, оставив после себя CRM систему, которую никто не может ни обслуживать, ни развивать. Такие решения приходится или «заменять», или компания вынуждена искать следующего программиста, который согласиться изучить и сопровождать чужой код. Любой программист знает, что это дело неблагодарное.

В варианте с Sugar Professional, развитая подсистема управления доступом поставляется в рамках базовой функциональности CRM платформы, и подобных рисков просто нет ни в краткосрочной, ни в долгосрочной перспективе.

2. Отчетность

Еще одним признаком того, что компания «переросла» Community Edition является растущая потребность в гибком построении отчетов без привлечения программистов.

Отчеты – это финальная стадия жизни данных CRM системы, поэтому, чем больше пользователей, тем больше у них возникает запросов на построение отчета, который является фильтром по набору полей. Наличие в CRM системе такого механизма не только существенно повышает скорость и удобство работы пользователей с системой, но и снижает затраты на ИТ. Ведь если отчеты разрабатывает программист, то ему нужно за это платить.

Помимо того, что отчеты в Sugar Professional строятся через фильтры, которые не сложнее фильтров Excel, их можно использовать как кирпичики для формирования списков маркетинговых кампаний и рассылок. Представленные в форме диаграмм отчеты можно размещать на рабочем столе, что позволяет иметь структуру клиентских запросов, например, рядом со списком наиболее важных задач и дней рождения клиентов этой неделе.

Руководители всех уровней обязательно оценят возможность получать по расписанию отчет на e-mail. Таким образом, даже без входа в CRM систему можно держать руку на пульсе.

Уместно упомянуть, что гибкость наполнения объектов CRM системы полями обеспечивает встроенная среда конфигурации Studio, которая также позволяет создавать и совершенно новые объекты. Но только в коммерческой версии Studio есть вычисляемые поля (формулы) и зависимые поля (когда значение одного поля зависит от значения, которое указано в другом поле).

3. Workflow или автоматические процессы

Чем больше данных накапливается в CRM системе, тем выше потребность в их автоматической обработке. У каждой компании список событий, которые должны контролироваться разными людьми в компании на разных уровнях, сугубо индивидуальный: Создание новой продажи с бюджетом более 100 тысяч Регистрация рекламации на продукт премиум класса или новой линейки E-mail или звонок от VIP-клиента Запрос с сайта, который «завис» более 2-х часов без обработки Слишком долгое пребывание продажи на стадии «Сбор требований» … и т.д.Механизм workflow позволяет автоматически следить за подобными событиями и автоматически выполнять действия в системе: назначать задачи, изменять значения полей данных, отправлять уведомления по электронной почте.

4. Электронная почта

Электронная почта и переписка – неотъемлемый атрибут современного способа ведения бизнеса. Менеджеры по продажам часто слышат упреки от руководителей, что они забывают подшивать важную переписку с клиентом в CRM систему. Да и сами часто сталкиваются с проблемой поиска важного e-mail, который отправил «кто-то из юротдела пару дней назад, но в CRM систему не подшил».

Для оптимизации работы с e-mail перепиской в Sugar Professional есть механизм архивирования исходящей и входящей e-mail корреспонденции в CRM систему. Как только система обнаруживает электронный адрес, который есть в базе, автоматически создается запись истории без дополнительных усилий со стороны человека. Примечательно, что этот механизм прекрасно работает с корпоративной почтой Google Mail. В этом случае пользователи CRM системы работают с Gmail как с основным почтовым клиентом, а архивация почты позволяет не беспокоиться, с компьютера или со смартфона отправлено сообщение.

Звучит просто и незамысловато, но на практике это сложное программное решение, которое экономит всем нервы и время.

5. Мобильный клиент

Еще одно достижение техники, которое экономит нам время – это смартфон. Это уже не просто телефон, а маленький и легкий компьютер, который всегда под рукой. Специально для людей, которым нужно работать «на ходу» SugarCRM создал мобильный клиент, который есть только в коммерческих редакциях. И хотя для Community Edition поставляется много решений третьих производителей у всех у них один недостаток – они не меняются, если вы расширяете базу данных CRM системы новыми полями и объектами.

Мобильный клиент Sugar Professional настраивается все через тот же механизм Studio. Добавив новый объект или новое поле можно указать, должны ли они отображаться на мобильном клиенте. Это позволяет не только вести контактные данные любой сложности, но и решать на мобильном устройстве специфические задачи, которые раньше можно было решить только с компьютера: размещать заказы, обрабатывать запросы клиентов, поступившие с сайта, участвовать в командной работе. Это, поистине, бесценный функционал для тех, кто по роду своей работы много времени проводит вне офиса.

Как сделать правильный выбор?

Если для вашей компании жизненно важно обеспечить 2 или более из 5 перечисленных факторов, то выбирайте Sugar Professional, не пожалеете. За 35 долларов в месяц вы получите качественную CRM платформу с гарантированной поддержкой и возможностью сэкономить на серверах и обслуживании.

Если плата в 35 долларов в месяц за одного пользователя вам не по карману, а CRM система нужна, то начинайте с внедрения Community Edition. Только постарайтесь вносить поменьше изменений. Это не только уменьшит бюджет на внедрение CRM системы, но и упростит переход на более функциональные версии, которые наверняка понадобятся с ростом бизнеса.

Анна Стадниченко, продакт менеджер по SugarCRM