Cashboard: учет затраченного времени и денег

Учет времени, затраченного на выполнение работы, управление проектами, выставление счетов — этим вопросам уделяют сегодня большую часть своего времени фрилансеры и руководители небольших фирм. Разработчиками создано уже немало веб-приложений, которые облегчают пододную задачу. Сегодня речь пойдет о проекте Cashboard. Несмотря на то, что пока он находится в стадии альфа-тестирования, проект можно оценивать как весьма перспективный. Не исключено, что после своего официального запуска он может потеснить многих своих конкурентов. Cashboard — это не только неплохой способ выписать счет онлайн, это еще и средство управления проектами, учет затраченного времени, адресная книжка и простенькая бухгалтерия.

У Cashboard предусмотрено четыре тарифных плана, включая бесплатный (он получил название Vinyl). Отличие бесплатной версии состоит в том, что пользователь одновременно может работать только с одним активным проектом (завершенных проектов может быть сколько угодно). Количество клиентов и сотрудников на этом тарифном плане неограниченно.В списке поддерживаемых Cashboard денежных единиц значатся евро, доллары (американские, канадские, австралийские), индийские рупии и даже филиппинские песо. Это довольно непривычно, учитывая, что большинство конкурентов либо знают о существовании рублей либо позволяют самому ввести единицу расчетов. Зато не было замечено каких-либо проблем с поддержкой русского языка. Слова с кириллицей отображаются верно, и не сокращаются до нескольких знаков, как в случаях с некоторыми аналогичными сервисами, о которых мы успели уже рассказать.

Интерфейс Cashboard один из самых удобных и красивых среди всех финансовых сервисов, с которыми мне довелось познакомиться. Главное достоинство — удивительная простота. Все функции и возможности понятны практически сразу и не требуется тратить время на обучение, к работе можно приступать сразу же.

Работа в Cashboard начинается с создания нового проекта. Много данных ввести пользователю здесь не дадут — имя компании, для которой будут выполняться работы, а также стоимость выполнения (в почасовой форме). Назначать ответственных лиц, к сожалению, нельзя.К каждому проекту администратор добавляет уже конкретные задачи. Помимо названия и краткого описания вы сможете указать, сколько времени должно быть посвящено этой задаче. Cashboard группирует введенные данные в общую таблицу, что позволяет затем в удобной форме анализировать “узкие места” — где слишком много времени потрачено, где необходимо сократить денежные расходы и т.п.

В работе с проектами и задачами полезной может оказаться и таблица времени (Timesheet), которая представляет из себя простенький календарь. Пользователи заносят туда данные, когда именно необходимо приступить к выполнению той или иной задачи. Понравилось, что прямо в Cashboard можно составлять смету для проекта. Процесс этот не быстрый, требует тщательного подхода, так что не стоит спешить с ознакомлением клиента с оценочной стоимостью. Сервис позволяет вам все рассчитать, проверить, а уж затем отправить заказчику приглашение ознакомиться со сметой. Ее, к слову, можно распечатать. Получаются элегантные и красивые документы.

Полезная особенность Cashboard — вы можете установить обязанность клиента согласиться с определенными требованиями. В разделе с указанием сметы обратите внимание на Estimate Details, где предусмотрена возможность вставить текст договора и прописать определенные условия. Если заказчик не согласится с обозначенными требованиями, вы можете не приступать к работе над проектом. В дальнейшем, когда количество проектов будет увеличиваться, Cashboard станет выделять две группы смет: с условиями, которые заказчики согласились и те, что не были одобрены.

Когда работа по проекту или завершена или близится к концу, можно выписать счет к оплате. Cashboard по этому показателю не настолько удобен, как некоторые аналогичные сервисы, рассмотренные нами в рамках “Денежных штучек”. Вы можете указать количество и стоимость, а если перейти на вкладку “Details”, то и дату создания счета и срок его оплаты. Можно также указать и налоги, но только один — налог с продаж. Возможности поменять его наименование (как в Blinksale) не предусмотрено. Похоже, что создатели Cashboard ориентируются не на международный рынок, а только на американский.

Счет к оплате отправить можно по электронной почте, а можно просто распечатать и отправить обычной почтой.Интеграции с платежными системами нет вовсе, не поддерживается даже PayPal, что уж говорить о сравнении с богатством выбора, предоставляемого сервисом Freshbooks (там можно наладить прием платежей онлайн даже с кредитных карт), о котором мы недавно рассказывали.В Cashboard предусмотрены средства коллективной работы. Вы можете пригласить в систему своего сотрудника. Если вы назначите его администратором, он сможет редактировать практически любые важные данные, включая счета. Разумеется, таких полномочий можно и не предоставлять. Плюсом Cashboard является то, что сервис позволяет “подключать” сотрудников к отдельным проектам.

Если вам этого покажется мало, можно воспользоваться интеграцией Cashboard с Basecamp, одним из самых популярных сервисов совместной работы над проектами. Интеграция, кстати, очень тесная: можно связывать проекты между Cashboard и Basecamp, синхронизировать списки задач, импортировать контакты из Basecamp. Все что вам потребуется — это указать имя пользователя и пароль для сервиса 37signals.

Вопросу использования корпоративной атрибутики уделено много внимания. Вы можете поменять цветовые схемы практически всех элементов интерфейса, загрузить логотип своей фирмы. Настроить можно и вид выписываемых счетов. Однако в отличие от Blinksale, в Cashboard не предусмотрено шаблонов оформления, разработанных непосредственно создателями сервиса.

Резюмирую. У сервиса много достоинств (отсутствие проблем с кириллицей, возможность экспорта всех данных в XML, интеграция с Basecamp, удобно организована работа с проектами и задачами) и всего один недостаток — для создателей международных рынок не представляет большого интереса. Cashboard будем вам полезен в том случае, если вы фрилансер или руководитель небольшой фирмы и ваши клиенты преимущественно из США.